Spór z kontrahentem — kiedy adwokat powinien przejąć kontakt z drugą stroną?

Czas czytania: 7 minut

Klient kwestionuje zakres wykonanej usługi. Kontrahent od tygodni nie płaci faktury i przestał odbierać telefon. Albo z drugiej strony: to ty dostajesz pismo z roszczeniem, na które trzeba odpowiedzieć w krótkim terminie. Prowadzisz firmę sama lub sam, więc to ty siedzisz wieczorem nad kolejną odpowiedzią, ważysz każde słowo i zastanawiasz się, czy właśnie nie pogarszasz swojej sytuacji.

W takim momencie często pada pytanie, które słyszę też w mojej kancelarii w Poznaniu: czy adwokat może po prostu przejąć ode mnie ten kontakt? Może. Poniżej wyjaśniam, co to konkretnie oznacza, jak wygląda krok po kroku i ile kosztuje.

Kiedy samodzielna wymiana maili przestaje działać?

Na początku sporu samodzielna korespondencja jest naturalna i często wystarcza. Przypomnienie o płatności, rzeczowe wyjaśnienie reklamacji, propozycja terminu — to wszystko możesz zrobić bez prawnika.

Problem zaczyna się, gdy emocje i presja czasu wchodzą do gry. Piszesz we własnej sprawie, więc trudno o dystans. W nerwach łatwo złożyć oświadczenie, które druga strona później potraktuje jak uznanie roszczenia albo zgodę na zmianę warunków. Do tego dochodzą terminy: na niektóre pisma odpowiada się w ciągu kilku, kilkunastu dni, a spóźniona albo nieprzemyślana odpowiedź ogranicza pole manewru na dalszych etapach.

Jest jeszcze koszt, o którym rzadko się mówi: twój czas i głowa. Każdy dzień sporu prowadzonego samodzielnie to godziny wyjęte z pracy dla klientów, którzy płacą.

Co konkretnie zmienia przejęcie kontaktu przez adwokata?

Po udzieleniu pełnomocnictwa korespondencja w sprawie przechodzi przez pełnomocnika. Druga strona i jej prawnik kierują pisma do adwokata, a nie do ciebie. Ty dostajesz informacje o stanie sprawy i podejmujesz decyzje, ale nie odpisujesz już na maile pisane pod presją.

W praktyce zmienia to trzy rzeczy. Po pierwsze, każde pismo w sprawie jest pisane z myślą o tym, że może kiedyś trafić do akt sądowych, więc nic nie działa na twoją niekorzyść. Po drugie, rozmowy zwykle wracają na poziom konkretów: kwot, terminów, warunków ugody, bo znika warstwa wzajemnych pretensji. Po trzecie, odzyskujesz czas na prowadzenie firmy, a to często najbardziej odczuwalna zmiana.

Jak wygląda przejęcie sprawy krok po kroku?

Zaczynamy od analizy dokumentów: umowy z załącznikami, korespondencji, faktur, dowodów wykonania usługi lub dostawy. Na tej podstawie oceniam, jak wygląda twoja sytuacja, jakie masz realne opcje i które z nich opłacają się biznesowo, a nie tylko prawnie.

Drugi krok to plan działania uzgodniony z tobą: czego się domagamy albo co odpowiadamy, w jakim terminie i jakim tonem. Ty znasz swojego kontrahenta i wiesz, czy zależy ci na utrzymaniu relacji, więc plan powstaje wspólnie.

Potem druga strona dostaje informację, że w sprawie działa pełnomocnik, wraz z pierwszym pismem: wezwaniem do zapłaty, odpowiedzią na roszczenie albo propozycją rozwiązania. Jeśli spór dotyczy niezapłaconej faktury, cały przebieg tej ścieżki opisałam we wpisie kontrahent nie płaci za fakturę.

Większość sporów kończy się na etapie negocjacji i ugody. Sąd zostaje na sytuacje, w których druga strona nie chce rozmawiać albo proponowane warunki są gorsze niż to, czego można dochodzić przed sądem.

Ugoda, mediacja czy sąd?

Ugoda wynegocjowana między pełnomocnikami jest najszybsza i najtańsza. Mediacja sprawdza się, gdy strony chcą rozmawiać, ale potrzebują neutralnej osoby, która poprowadzi rozmowę do konkretu. O tym, w jakich sporach ma to sens, a w jakich nie, piszę we wpisie kiedy mediacja działa, a kiedy nie.

Jedno rozdzielenie ról jest tu ważne: mediator jest neutralny wobec obu stron. Jeśli prowadzę twoją sprawę jako pełnomocniczka, nie mogę być mediatorką w tym samym sporze. W takiej sytuacji mediację prowadzi inna osoba, a ja reprezentuję cię w jej trakcie.

Sąd to ostatni krok, nie pierwszy. Bywa konieczny, ale zanim do niego dojdzie, wiesz już, ile może potrwać, ile kosztować i co realnie można w nim uzyskać.

Ile kosztuje przejęcie sporu przez adwokata?

Pierwszym krokiem jest konsultacja z analizą dokumentów, online albo stacjonarnie w Poznaniu. Po niej wiesz, jak wygląda twoja sytuacja i jakie masz opcje, również wtedy, gdy zdecydujesz się działać samodzielnie.

Dalsze prowadzenie sprawy rozliczam godzinowo, a liczbę godzin szacuję przed rozpoczęciem pracy. W sprawach o zapłatę możliwe jest wynagrodzenie częściowo uzależnione od wyniku, które omawiamy indywidualnie. Aktualne stawki znajdziesz w cenniku.

Osobną kategorią, niezależną od honorarium, są koszty sądowe, takie jak opłata od pozwu. Informuję o nich przed podjęciem decyzji o skierowaniu sprawy do sądu.

Co przygotować przed pierwszą rozmową?

Najwięcej czasu oszczędza komplet dokumentów: umowa z załącznikami i aneksami, cała korespondencja z kontrahentem (maile, wiadomości, notatki z rozmów), faktury i potwierdzenia płatności oraz dowody wykonania pracy. Do tego krótka chronologia zdarzeń: co i kiedy się wydarzyło, w kilku punktach. Nie musisz niczego oceniać ani ubierać w prawniczy język, od tego jestem ja.

Na przyszłość dobrym nawykiem jest też weryfikacja partnera biznesowego przed podpisaniem umowy. Jak to zrobić, opisałam we wpisie jak sprawdzić kontrahenta.

Bezpłatny przewodnik do pobrania Żeby następnym razem nie doszło do sporu. Bezpłatny przewodnik o tym, co sprawdzić u kontrahenta przed podpisaniem umowy. Pobierz przewodnik.

Najczęstsze pytania o przejęcie sporu

Czy przejęcie sprawy przez adwokata oznacza od razu pozew?

Nie. Pozew to jedna z opcji, zwykle ostatnia. Większość spraw zamyka się wezwaniem, negocjacjami albo ugodą, bez sądu.

Kontrahent ma prawnika, a ja nie. Czy jestem na straconej pozycji?

Nie, ale dysproporcja jest odczuwalna: pełnomocnik drugiej strony pisze pisma, które mają wywierać presję. Gdy po twojej stronie też działa pełnomocnik, rozmowa wraca do równowagi i toczy się o argumenty, nie o to, kto mocniej brzmi.

Ile trwa taki spór?

Etap przedsądowy to zwykle kilka tygodni. Sprawa sądowa liczy się w miesiącach. Dlatego tak duży nacisk kładę na rozwiązania ugodowe tam, gdzie są biznesowo sensowne.