Czas czytania: ok. 9 minut

Faktura wystawiona, termin minął, telefon do księgowości kontrahenta — „przekażemy", „w przyszłym tygodniu", „mamy chwilowe trudności". Każdy dzień to mniej pieniędzy w Twojej firmie i więcej w cudzej. Według BIG InfoMonitor z końca 2024 roku zaległości polskich firm przekroczyły 43 miliardy złotych — co pokazuje, że to zjawisko codzienne, nie wyjątkowe.

Jako adwokatka pracująca z przedsiębiorcami z Poznania i okolic widzę, że kluczowa jest kolejność działań i dobra dokumentacja. W tym wpisie tłumaczę pełną procedurę odzyskiwania należności od kontrahenta B2B — od audytu dokumentów, przez wezwanie, BIG, EPU i nakaz zapłaty, po komornika. Dorzucam też rzeczy, o których wielu przedsiębiorców nie myśli na czas: ulgę na złe długi w VAT i CIT, terminy przedawnienia oraz wpływ obowiązkowego KSeF na windykację w 2026 roku.

Dlaczego dokumenty są kluczowe w sprawie gospodarczej

Zanim przejdziemy do procedury — jedna zasada, która decyduje o tym, czy odzyskasz pieniądze szybko, czy będziesz się ciągać przez sąd przez rok.

W sądach gospodarczych dokumenty są najsilniejszym rodzajem dowodu. Sędzia gospodarczy znacznie wyżej ceni treść maila z akceptacją projektu niż zeznania trzech świadków, którzy „słyszeli, że klient był zadowolony". Świadkowie mogą zapomnieć, zmienić wersję, być stronniczy. Mail wysłany z serwera kontrahenta pozostaje niezmienny.

Jeszcze ważniejsze stanie się to od 1 lutego 2026 roku, gdy KSeF — Krajowy System e-Faktur — staje się obowiązkowy dla większości firm. Faktura wystawiona w KSeF ma datę i numer w systemie państwowym. Kontrahent nie może powiedzieć, że jej nie otrzymał ani że została podrobiona. Każda kropka procedury, którą opisuję poniżej, działa wtedy mocniej.

Krok 1: Audyt dowodów — co masz w swojej cyfrowej teczce

Zanim wyślesz pierwsze pismo, sprawdź, co konkretnie udokumentowałeś. To determinuje, czy sprawa skończy się szybkim nakazem zapłaty w EPU, czy długim procesem.

W transporcie i handlu fizycznymi towarami liczą się: list przewozowy CMR z brakiem zastrzeżeń odbiorcy, dokument WZ z podpisem magazyniera dłużnika, korespondencja e-mailowa potwierdzająca zlecenie, stawki i terminy.

W usługach i e-commerce dowody są rozproszone w komunikacji: potwierdzenie akceptacji etapów (nawet krótkie „jest ok, wdrażajcie" z maila kontrahenta jest dla sądu dowodem wykonania zlecenia), raporty i logi systemowe, treść w GitHubie, Figmie, projektach reklamowych.

Najmocniejszy dowód to uznanie długu. Każda wiadomość w stylu „przepraszam za zwłokę, zapłacę w poniedziałek" lub „proszę o cierpliwość, mam przejściowe problemy z płynnością" zamyka kontrahentowi drogę do późniejszego kwestionowania jakości Twojej pracy. Co więcej — uznanie długu przerywa bieg przedawnienia, który w B2B wynosi tylko 2 lata (art. 554 KC dla sprzedaży, art. 751 KC dla zlecenia, ogólnie 3 lata przy umowach kontraktowych — w praktyce gospodarczej najczęściej 2 lata, dlatego pilnujemy terminów).

Krok 2: Ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty

W profesjonalnym obrocie nie wysyłamy dziesiątek przypomnień. Wysyłamy jedno, ostateczne wezwanie. Ono musi spełnić cztery funkcje: zdyscyplinować dłużnika, dać mu jeszcze szansę uniknięcia kosztów sądowych, otworzyć drogę do BIG i stać się dowodem przed sądem.

Wezwanie powinno zawierać oznaczenie wierzyciela i dłużnika, podstawę roszczenia (numer faktury, data, kwota), wezwanie do zapłaty w terminie 7 dni, naliczenie odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych (są wyższe niż zwykłe odsetki ustawowe), informację o ryczałtowej rekompensacie 40/70/100 euro, ostrzeżenie o zamiarze wpisu do rejestru dłużników BIG (konieczne, jeśli planujesz to narzędzie), zapowiedź skierowania sprawy na drogę sądową bez kolejnych wezwań.

Wysyłka — list polecony za potwierdzeniem odbioru, najlepiej z usługą e-monitoring Poczty Polskiej. Po kilku dniach pobierasz wydruk z historią listu (data nadania, awizowania, odbioru). Dla sądu to pełnoprawny dowód.

Jeden szczegół, który robi różnicę: zachowaj kopię wezwania z odręcznym podpisem (nie tylko wydruk). Sędziowie gospodarczy lubią widzieć oryginał.

Krok 3: Rekompensata, odsetki i ulga na złe długi

W relacjach B2B prawo daje Ci trzy narzędzia finansowe, które działają niezależnie od tego, czy idziesz do sądu.

Ryczałtowa rekompensata za koszty odzyskiwania należności (ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych): 40 euro przy długu do 5 000 zł, 70 euro przy długu od 5 000 do 50 000 zł, 100 euro przy długu od 50 000 zł. Kwoty przelicza się na złotówki według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne. Rekompensata należy się bez wezwania, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek.

Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych są wyższe niż klasyczne odsetki cywilne — naliczasz je od dnia następującego po terminie płatności, bez konieczności wezwania.

Ulga na złe długi w VAT (art. 89a ustawy o VAT) — pozwala odzyskać zapłacony już do urzędu skarbowego VAT z niezapłaconej faktury. Warunki: minęło 90 dni od terminu płatności, dłużnik na dzień korekty jest czynnym podatnikiem VAT i nie jest w upadłości, od daty faktury nie minęły 3 lata. Korektę robisz w deklaracji VAT za okres, w którym upłynął 90. dzień. To jest realne odzyskanie kilkunastu lub kilkudziesięciu procent wartości faktury z powrotem do Twojej firmy — wielu przedsiębiorców o tym zapomina.

Ulga na złe długi w CIT i PIT działa analogicznie — możesz pomniejszyć podstawę opodatkowania o nieotrzymaną kwotę.

Krok 4: Wpis do rejestru dłużników BIG

Wpis do BIG InfoMonitor (lub innego rejestru: KRD, ERIF) to często skuteczniejsze niż sąd. Wielu kontrahentów płaci na samą wiadomość o zamiarze wpisu, bo BIG psuje im zdolność kredytową, możliwość zakupu na fakturę, leasingu i nowych kontraktów.

Warunki: dług co najmniej 500 zł (200 zł dla osoby fizycznej), upłynął co najmniej 30 dni od terminu płatności, wysłałeś wezwanie z ostrzeżeniem o zamiarze wpisu — co najmniej miesiąc przed wpisem.

W praktyce robimy to równolegle z wezwaniem przedsądowym — w jednym piśmie zawiadamiamy o zamiarze wpisu i o skierowaniu sprawy do sądu. Po 30 dniach (jeśli płatności nadal nie ma) dokonujemy wpisu i wtedy często dłużnik wraca z propozycją ugody.

Po prawomocnym wyroku lub nakazie zapłaty wpis do BIG nie wymaga już progu 500 zł — można wpisać każdy stwierdzony tytułem wykonawczym dług.

Krok 5: Nakaz zapłaty — droga sądowa

Jeśli wezwanie i BIG nie przyniosły efektu, kierujemy sprawę do sądu. Mamy kilka trybów do wyboru.

Elektroniczne Postępowanie Upominawcze (EPU) — sąd w Lublinie online. Najszybsza ścieżka: pozew składany przez portal e-sąd, opłata sądowa 1,25% wartości długu, sąd wydaje nakaz zapłaty w ciągu kilku tygodni, dłużnik ma 14 dni na sprzeciw od doręczenia. EPU nadaje się do bezspornych roszczeń pieniężnych, gdy znamy dane dłużnika.

Postępowanie upominawcze w sądzie właściwym — gdy EPU nie pasuje (np. dług powyżej 100 000 zł, dłużnik za granicą, sprawa nietypowa). Sąd wydaje nakaz na posiedzeniu niejawnym, opłata 5% wartości przedmiotu sporu, sprzeciw 14 dni.

Postępowanie nakazowe — silniejszy tryb, ale wymagający konkretnych dowodów: weksla, faktury zaakceptowanej przez dłużnika, uznania długu, dokumentów urzędowych. Daje od razu tytuł zabezpieczenia (komornik może zająć majątek już na etapie zarzutów). Opłata to 5% wartości przedmiotu sporu, ale przy zarzutach pozwany płaci dodatkowe 75% opłaty. Dłużnik ma 14 dni na zarzuty, a nakaz nakazowy daje wierzycielowi przewagę procesową.

W praktyce, gdy mamy mocne dowody (akceptacja faktury, uznanie długu w mailu) — idziemy w EPU lub w nakazowy. Gdy dowody są słabsze — w upominawcze. Wybór wpływa na czas i koszty.

Krok 6: Egzekucja u komornika

Z prawomocnym tytułem wykonawczym (nakaz zapłaty z klauzulą wykonalności) idziemy do komornika. Wniosek kierujemy najczęściej do komornika działającego przy sądzie właściwym dla siedziby dłużnika — komornik blisko dłużnika działa szybciej w terenie i nie generuje wysokich kosztów dojazdu (które obciążają dłużnika, ale ostatecznie Ty czekasz dłużej i ryzykujesz nieskuteczną egzekucję).

Komornik może zająć rachunki bankowe (najszybsze), wynagrodzenie, należności od kontrahentów dłużnika, ruchomości, nieruchomości, udziały w spółkach. Twoja rola jako wierzyciela (lub Twojego pełnomocnika) — wskazywać konkretne składniki majątku. Wywiad o majątku przez komornika kosztuje, ale często się zwraca.

Jeśli egzekucja jest bezskuteczna, komornik wydaje postanowienie o umorzeniu — to dokument, który daje Ci ulgę na złe długi w pełnej wysokości i otwiera drogę do skargi pauliańskiej, jeżeli dłużnik wcześniej przepisał majątek na rodzinę.

Alternatywa: sprzedaż wierzytelności

Nie zawsze warto czekać na zakończenie procesu. Możesz sprzedać wierzytelność firmie skupującej długi (cesja). Otrzymujesz natychmiast część wartości faktury (typowo 30-70%, zależnie od dłużnika i wieku długu) — ryzyko egzekucji bierze na siebie kupujący.

To opłacalne, gdy potrzebujesz pieniędzy szybko, gdy dług jest stary i ryzyko nieściągalności wysokie, lub gdy nie chcesz wchodzić w długoletni spór sądowy. Dla wielu klientów w Poznaniu to lepsza decyzja niż dwuletnia sprawa z niepewnym efektem.

Co zrobić zanim podpiszesz kolejną umowę

Najlepsza windykacja to ta, której nie musimy prowadzić. Przed podpisaniem umowy z nowym kontrahentem warto sprawdzić go w KRS, BIG, KRD — opisuję to szczegółowo we wpisie Jak sprawdzić kontrahenta przed podpisaniem umowy. Dla sektora e-commerce mam osobny przewodnik: Jak sprawdzić kontrahenta w e-commerce i usługach.

Jeśli już jesteś w sytuacji niezapłaconej faktury i chcesz omówić strategię — na konsultacji w Poznaniu (stacjonarnie 400 zł brutto bez dokumentów, 500 zł z dokumentami) lub online (300 zł / 400 zł brutto) analizujemy dokumenty, oceniamy szanse i ustalamy najszybszą drogę. W sprawach o zapłatę możliwy jest też model rozliczenia z elementem success fee — omawiamy to na konsultacji.

Adwokatka Angelika Zarzycka — Poznań. Wsparcie przedsiębiorców i windykacja należności B2B.

Zobacz również:

Kontrahent nie płaci za fakturę? Procedura odzyskiwania należności krok po kroku